Quelles sont les qualités recherchées d'un bon conseiller en formation en entreprise?
Le rôle d’un conseiller varie beaucoup d’une organisation à une autre, c’est pourquoi je discuterai plus des qualités générales recherchées ainsi que des responsabilités principales, car selon la description de poste et les tâches et responsabilités qu’on lui confies, le rôle du conseiller peut être très différent.
Pourquoi j’insiste sur les qualités du conseiller en formation? Lorsque vous faites la sélection d’un conseiller pour vos produits ou services, rappelez-vous que ce conseiller doit être aligné sur votre mission, vos valeurs ainsi que sur la vision de votre organisation et qu’il est un support et parfois un coach pour vos formateurs. Ce conseiller, qu’il soit interne ou externe, représente les produits et services de votre organisation, au même titre que vos formateurs, et doit donc faire en sorte que les formations et les formateurs reflètent les besoins de l’organisation.
Les bonnes qualités d’un conseiller sont essentielles lorsque vous faites un choix. Ne choisissez pas un conseiller uniquement parce qu’il possède de bons antécédents techniques ou la connaissance sur un sujet particulier. Un conseiller n’est pas nécessairement et obligatoirement un expert de contenu. Les qualités recherchées d’un bon conseiller vont bien au delà des connaissances techniques, il doit également possédé un bon bagage de connaissance et d’expérience sur l’approche par compétence et de très bonnes compétences pédagogiques.
Ne pas oublier que c’est cette personne qui vous conseille et aligne les stratégies de transfert vers vos employés. S’il n’a pas d’expérience en éducation des adultes (andragogie), il lui sera très difficile de valider si les formations et stratégies d’apprentissage utilisées sont conformes au modèle et standards pédagogiques voulus, autre que la validation du contenu. Il est, entre autres, responsable de s’assurer que les standards pédagogiques sont respectés dans son domaine d’expertise, exemple conseiller en formation du département de santé et de sécurité.
Il faut se rappeler que la pédagogie est une science, donc les qualités que vous recherchez d’un bon conseiller doivent inclure une très bonne maîtrise du principe d’apprentissage des adultes. Ils doivent être capable de voir les choses du point de vue de l’apprenant, se mettre dans les bottines de l’apprenant.
Encore une fois, les apprenants adultes se posent la même question: “Que vais-je retirer de cette formation?” Votre conseiller doit être en mesure d’exprimé ou répondre à cette question à vos formateurs, sinon il lui sera difficile de bien les coacher et orienter dans la bonne direction.
La formation doit être amusante et mémorable
OUI, toutes les formations que vous concevez, approuvez et dispensez, ou toutes les formations à lesquelles vous participez doivent être amusantes, enrichissantes et mémorables. Ce doit être une expérience joyeuse, inoubliable, remplie d’idées créatives et d’exercices enrichissants. Il n’y a rien de moins motivant pour un adulte en formation que de participer à une formation ennuyante, répétitive et pis encore une lecture endormante et ennuyeuse. Lisez le livre Telling Ain’t Training (Dire n’est pas former) par Harold D. Stolovitch, version anglaise seulement.ez
Principaux rôles et responsabilités du conseiller en formation
Le premier et plus important rôle d’un formateur est de: Supporter le développement des personnes et équipes de manière à améliorer les résultats et la performance de votre organisation:
- Faire appliquer l’approche par compétence ainsi que les standards pédagogiques de l’organisation.
- Conseiller/guider les ressources humaines.
- Participer à la création des compétences.
- Participer à l’élaboration des profiles de compétences.
- Développer les programmes et parcours de formation des employés.
- Effectuer des analyses de besoin en développement des compétences.
- Examiner la cohérence des demandes de formation vs les besoins de l’organisation.
- Participer à la conception du matériel pédagogique.
- Participer à la préparation des activités d’apprentissage (conception, révision, suggestion, amélioration…).
- Coacher les formateurs dans le transfert des connaissances et habiletés.
- Superviser et réviser les évaluations des apprentissages (rétroaction, prendre action et combler les écarts) et conseiller les formateurs et la direction pour l’amélioration et l’efficacité des outils et matériel de formation.
- Comptabiliser les évaluations de la qualité des sessions de formation, incluant les formateurs et le matériel et conseiller les formateurs et la direction pour l’amélioration des sessions et matériel de formation.
- Participer (ou gérer dans certains cas) à la gestion de la formation (planification, liste des apprenants, satisfaction des clients…).
- Être le gardien des standards pédagogiques de l’organisation.
- Former les formateurs/facilitateur et évaluer leurs compétences.
- Tenir une veille pédagogique, être à l’affût des dernières tendances et développement pédagogique.
Il doit:
- S’assurer du développement des personnes et équipes ainsi que de l’amélioration des résultats découlant du développement des compétences.
- S’assurer que les meilleures pratiques et solutions sont utilisées et se tenir informé des nouveautés et les partager avec l’équipe.
- Modifier, dans certains cas, le matériel de formation ou s’assurer que les changements nécessaires sont apportés suite aux évaluations.
- Tenir à jour (parfois saisir les informations) le registre de formation et la liste des employés dans le système de gestion de la formation (Learning management system – LMS).
- Donner son avis et conseiller sur des décisions clé, souvent à l’avance.
- Ajouter de la valeur à l’organisation en dehors de son rôle de conseiller en formation.
- Travailler à améliorer et faire grandir les relations au delà de ses tâches ou programmes courants.
- Parler en publique et démontrer une forte crédibilité et réputation envers ses pairs, supérieurs, homologues et fournisseurs.
- Écrire des rapports, des articles, des processus, des avis et autres.
- Prendre part à des projets complexes.
- Négocier des ententes et partenariats avec les fournisseurs internes et externes.
- Négocier des subventions et aides de l’état.
- Gérer le budget de formation de son département ou service.
Liste des qualités recherchées d'un conseiller en formation
Il va de soit, le choix d’un conseiller vous revient, et vous savez ce qui est mieux pour votre organisation. Cependant, il y a des qualités de base qu’un conseiller devrait avoir et qui sont très importantes pour le succès de votre plan de formation ainsi que pour le transfert des compétences requises pour l’amélioration de la performance de votre organisation.
Il est très important que le conseiller en formation ait une bonne réputation et surtout une excellente crédibilité à l’interne et à l’externe, car il est souvent le porte parole du département ou service de formation
- Attirer le respect en se bâtissant un “personal branding” et en travaillant à faire grandir sa réputation
- Participer à des évènements dans le but d’agrandir son réseau et cercle d’influence
- Maintenir un comportement irréprochable
- Démontrer de l’énergie et de l’enthousiasme
- Maîtriser la langue et une excellente capacité rédactionnelle
Communiquer ne veut pas dire parler, écouter et revenir en arrière fait aussi partie de la communication.
Transmettre un message clair
On communique généralement 80% du contenu d’un message que l’on connaît à 100%, il doit être clair, compréhensible par tous, sans interprétation et plus il est court et bien préparé, plus il sera compris.
- Un conseiller donc être capable de transmettre un message de 30 secondes qui inclus toute l’information importante à être transmise, sans plus ni moins.
- S’il présente des documents, le faire sous forme de graphique ou tableau synthèse facile à lire et interpréter.
- Il doit également être en mesure de communiquer efficacement par écrit.
La rétroaction et les questions sont essentiels lorsque l’on communique un message. Le conseiller doit être prêt à répondre aux questions et doit être capable de dire “qu’il ne connaît pas” la réponse, mais qu’il reviendra avec la ou les réponse(s) rapidement.
Le conseiller en formation devra être capable d’exécuter plusieurs tâches en même temps en plus de savoir prioriser les tâches. Il est donc important qu’il ait de bonnes compétences organisationnelles.
- Coordonner les activités de formation.
- Organiser ou aider à organiser la logistique des sessions de formation et des activités pédagogiques.
- Collecter/trier des données, des contenus et autres informations. nécessaires à la conception de matériel pédagogique.
- Planifier des horaires de formation.
- Créer des calendriers de formation.
- Réviser, ajuster le contenu et les stratégies pédagogiques, souvent à la dernière minute.
- Compiler les résultats des évaluations, révisions, observations dans le système de gestion de la formation.
- Préparer un plan “B” au cas où la technologie échoue ou qu’un formateur ou des apprenants ne sont pas disponibles.
Pourquoi?
- Parce que la m…. arrive parfois dans le ventilateur, un conseiller, tout comme un formateur ou un planificateur de formation, doit être capable de s’adapter rapidement, de modifier l’approche, les contenus, les formateurs et mêmes les stratégies pédagogiques.
- Raison de plus pour avoir un conseiller d’expérience, qui maîtrise bien les compétences technologiques, pédagogiques et relationnelles et qui peut faire face à des changements de dernières minutes.
- Les choses ne vont pas toujours comme prévues. Si votre conseiller n’a que des compétences techniques, il ne sera pas en mesure d’adapter les stratégies, les contenus et l’approche pédagogique avec la clientèle, et les formateurs.
L’écoute, qui fait partie de la communication est l’une des plus importantes qualités d’un bon conseiller.
Il y a 8 habiletés d’écoute qu’un conseiller doit maîtriser:
- Lorsque quelqu’un parle, ne rien dire, ne pas interrompre et écouter ce qu’il a à dire… NE PAS préparer une réponse pendant qu’il parle, prendre le temps de vraiment écouter jusqu’à la fin et dans le doute, demander des clarifications.
- Éliminer les distractions.
- Démontrer de l’empathie.
- Écouter attentivement.
- Ne pas juger.
- Clarifier.
- Refléter sur ce qu’il vient de dire.
- Être attentif aux signes non-verbaux.
Le conseiller doit être capable d’assister à des réunions, des formations ou à des colloques et être en mesure de résumé les contenus pour pouvoir les transmettre à son équipe ou sa hiérarchie de manière concise et efficace.
Une des qualités recherchées dans un conseiller est son sens de la curiosité et la recherche de la perfection.
Un conseiller devrait toujours rechercher les meilleures pratiques, utiliser les dernières approches techniques et pédagogiques.
Le conseiller doit également se tenir à jour sur ce qui se passe sur les lieux de travail et à propos de l’organisation.
Il doit idéalement être autodidacte!
Votre conseiller devrait posséder quelques années d’expérience dans le domaine où il intervient, idéalement avoir lui-même travailler dans ce domaine, sans être un expert de contenu, il doit être en mesure de comprendre les enjeux et difficultés des postes et tâches de son secteur. Mais d’abord et avant tout, il doit avoir de l’expérience et une formation en pédagogie des adultes.
L’expérience, bonne ou mauvaise, permet au conseiller de comprendre certaines situations plus rapidement et peut plus facilement faire un lien avec les apprenants, les formateurs, la direction et les fournisseurs de services formation.
Son expérience l’aidera à maximiser les activités de formation.
Un conseiller doit pouvoir garder une ouverture d’esprit et être flexible avec ses collaborateurs internes ou externes.
Si le conseiller croit qu’il est un “moi-je-sais-tout“, il n’est pas celui que vous voulez dans votre organisation.
Votre conseiller devra être capable d’utiliser différents logiciels et systèmes d’information, il va sans dire qu’il doit maîtriser certains systèmes de base, mais aussi, être capable de s’adapter à de nouveaux.
- Maîtriser la suite Office (Principalement: Outlook, Excel et Word).
- Maîtriser un système de gestion de la formation (LMS) et de suivi des formations et des compétences.
- Maîtriser les systèmes de visio-conférence comme Teams, Skype, Zoom, etc.
- Maîtriser, lorsque requis, des logiciels d’édition comme Captivate, Articulate Storyline, Director Studio, Adobe pour la capture d’écran et d’animation vidéo.
Il est impératif que votre conseiller en formation maîtrise parfaitement toutes les facettes de l’approche par compétence.
C’est lui qui est responsable de l’application systématique de l’approche dans le but d’améliorer la performance de votre organisation.
Il doit être en mesure de valider les retours à l’investissement liés à la formation, de les rapporter ainsi que de proposer les alternatives pour améliorer en continue l’approche et l’amélioration des résultats.
Le conseiller doit également être capable de former les employés, les formateurs, les collègues et la direction sur l’approche par compétence et ses bien-faits pour l’organisation.
Exemple d'une description de poste de conseiller en formation en entreprise
Se rapportant au (manager formation, directeur de la formation ou au directeur des ressources humaines) et dans l’objectif d’améliorer les résultats de l’organisation, le conseiller en formation est responsable de gérer les activités de formation de son secteur en appliquant le modèle d’approche par compétence de l’organisation.
Garantir la qualité des diffusions, des formateurs et du matériel pédagogique
- Participer au choix et/ou au recrutement des formateurs
- Former/coacher les formateurs/facilitateurs
- Évaluer la qualité des diffusions
- Négocier des ententes avec les fournisseurs internes et externes selon les standards pédagogiques de l’organisation
- Valider le matériel pédagogique interne et externe selon les standards de l’organisation
- Intégrer l’approche par compétence
Coordonner les activités de formation
- Gérer des ressources (planificateurs, formateurs, concepteurs et autres) sous sa responsabilité
- Créer/modifier des parcours de formation des employés
- Gérer/créer un calendrier de formation
- Recueillir les listes de présences et les évaluations sommatives et qualitatives
- Évaluer les résultats et proposer des solutions d’amélioration
- Saisir les données dans le système de gestion de la formation
Diagnostiquer les besoins en développement des compétences
- Recueillir les besoins en formation en guidant les directions, départements ou secteurs dans l’établissement de leurs besoins
- Analyser les besoins en développement des compétences
- Proposer des stratégies de transfert des compétences et pistes de solutions pédagogiques ainsi que des alternatives
- Proposer les formations appropriées
- Maintenir une liste des demandes
Créer et maintenir à jour les profiles de compétences
- Élaborer/modifier des compétences
- Suivre les dossiers individuels en développement des compétences
- Saisir les informations dans le système de gestion de la formation
Concevoir du matériel de formation sur mesure
- Rechercher des intrants
- Créer des objectifs pédagogiques
- Créer des scénarios pédagogiques
- Créer des outils de transfert et d’évaluation des compétences (guide de coaching, grille d’évaluation par observations, révisions d’apprentissage…)
- Participer à l’élaboration de procédures, méthodes de travail standardisées et processus avec les experts de contenu
Gérer le budget et les ressources de son secteur, département ou service
- Participer à l’élaboration du budget de son département, secteur ou service
- Contrôler les dépenses et justifier les écarts
- Rédiger un rapport budgétaire
- Proposer des solutions économiques
- Évaluer les besoins humains et matériels nécessaires
- Assurer la santé et la sécurité des ressources sous sa responsabilité
- Allouer/répartir les ressources
- Établir le calendrier des vacances
- Développer les ressources sous sa responsabilité
- Gérer les présences au travail
Tâches connexes
- Toutes autres tâches connexes au rôle de conseiller en formation en entreprise
Il va s’en dire que la description de poste ci-dessus est un exemple, chaque organisation peut assigner les responsabilités qu’elle veut à ses conseillers en formation.
Par contre, le contenu de la description ci-dessus devrait être pas mal similaire à ce que vous voulez d’un bon conseiller d’expérience.
À noter que plusieurs organisations mélangent les rôles de gestionnaire “manager” formation à celui de conseiller. C’est pourquoi dans des affichages de poste, il n’est pas toujours clair, si l’organisation veut un “manager” ou un conseiller, car il y a souvent un mélange des 2 postes.
À mon avis, un gestionnaire de formation ne devrait pas jouer le rôle de conseiller (double rôle), à moins d’assister les conseillers lorsqu’il y a débordement. Le gestionnaire doit se concentrer sur la gestion de la formation et non de l’aspect opération.
Cependant, on peut donner des tâches de gestions supplémentaires aux conseillers, s’il y a besoin, mais il ne devrait pas être imputable des responsabilités du gestionnaire.